Warum effiziente Einkaufsorganisationen im Handel über Erfolg oder Misserfolg entscheiden
Worauf Handelsunternehmen achten müssen
Autor: Oliver Merckens
Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einkaufsorganisation im Handel
Eine professionelle Einkaufsorganisation ist der Grundstein für nachhaltigen Erfolg. Dabei geht es nicht nur um die Auswahl der richtigen Lieferanten, sondern auch um Datenanalyse, effizientes Bestandsmanagement und die Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen.
Dieser Blogbeitrag beleuchtet zentrale Aspekte, die eine erfolgreiche Einkaufsorganisation ausmachen und unterstreicht dies mit Praxisbeispielen.
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Datenanalyse: Die Grundlage jeder Verhandlung
Die Datenanalyse bildet das Rückgrat einer modernen Einkaufsorganisation. Sie liefert die Grundlage für fundierte Entscheidungen und ermöglicht es Unternehmen, Marktentwicklungen rechtzeitig zu erkennen. Mit den richtigen KPIs können Einkaufsverhandlungen vorbereitet, Bestände optimiert und Lieferantenleistungen überprüft werden.
Ein typischer Ansatz ist die Analyse von Absatz- und Umsatzdaten, um Sortimente nachfragegerecht zu steuern, Promotionmengen gezielter zu planen und saisonale Schwankungen zu erkennen. Diese Informationen helfen nicht nur, die Nachfrage präzise vorherzusagen und Fehlbestände zu vermeiden, sondern dienen auch als Grundlage für bedarfsgerechte Warenpräsentationen (Planogramme).
Praxisbeispiele:
a) Ein Einzelhändler ignoriert historische Verkaufsdaten und bestellt große Mengen an Frischeprodukten, die sich bereits im Vorjahr schlecht verkauft haben. Ergebnis: Überbestände und hohe Abschreibungen.
b) Ein Einkäufer verzichtet darauf, die Marktentwicklung in Entscheidungen einfließen zu lassen, und akzeptiert ein Angebot deutlich über dem Marktdurchschnitt. Die fehlende Benchmarking-Strategie verursacht unnötig hohe Kosten.
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Lieferantenverhandlungen: Optimierung der Konditionen
Effektive Lieferantenverhandlungen sind ein zentraler Erfolgsfaktor im Einkauf. Sie erfordern fundierte Marktkenntnisse und eine klare Strategie. Ziel ist es, die besten Preise, Lieferzeiten und Vertragskonditionen zu erzielen.
Eine gute Vorbereitung umfasst die Analyse des Marktumfelds, die Definition klarer Verhandlungsziele und die Identifikation möglicher Kompromisse. Regal- und Werbeflächen sind ein knappes Gut, das gezielt eingesetzt werden sollte.
Praxisbeispiele:
- a) Ein Lebensmittelhändler vergibt wiederholt dieselben Werbeflächen, ohne Alternativen zu prüfen, die zu mehr Umsatz führen könnten.
- b) Eine fehlende einheitliche Verhandlungsstrategie schwächt die Position und senkt die Erfolgsaussichten für Konditionsverbesserungen.
Ein starkes Team entscheidet!
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Bestandsmanagement: Absatzorientierte Bestellmengen
Ein effizientes Bestandsmanagement sorgt für die Balance zwischen ausreichender Warenverfügbarkeit und minimalen Lagerkosten. Händler müssen absatzorientierte Bestellmengen planen und saisonale Ereignisse berücksichtigen. Auch hier sind zugängliche Daten entscheidend, um Bestellungen optimal abzustimmen.
Gutes Bestandsmanagement reduziert Kosten und verbessert die Kundenzufriedenheit, da Produkte stets verfügbar sind. Regelmäßige Inventuren und eine Abstimmung mit der Logistik sind weitere Erfolgsfaktoren.
Praxisbeispiele:
a) Ein Einkäufer bestellt aufgrund guter Einkaufskonditionen zu viel Ware, die eine überproportionale Lagerbelegung verursacht. Weder die langfristige Kapitalbindung noch die „Blockade“ von Stellplätzen wird berücksichtigt.
b) Ein Händler unterschätzt wiederholt die Nachfrage nach einem beliebten Produkt, was zu leeren Regalen (OOS) und verärgerten Kunden führt.
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Prozess- und Verantwortungstransparenz
Transparente Prozesse und klar definierte Verantwortlichkeiten sind die Basis für Effizienz und Nachvollziehbarkeit in der Einkaufsorganisation. Ohne diese Struktur entstehen Missverständnisse, Arbeit bleibt liegen oder wird mehrfach erledigt. Eine gute Dokumentation und Kommunikation aller Einkaufsprozesse ermöglicht bessere Kontrolle und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Durch Führungskräfte klar kommunizierte Verantwortlichkeiten fördern die Effizienz. Jeder im Team weiß genau, welche Aufgaben zu seinem Verantwortungsbereich gehören, was die Entscheidungsfindung beschleunigt und Fehler reduziert.
Praxisbeispiele:
a) Aufgrund fehlender Zuständigkeitsverteilung verhandeln mehrere Einkäufer mit denselben Lieferanten, was zu Verwirrung und schlechteren Konditionen führt.
b) Ein Händler koordiniert unzureichend seine Vermarktungsaktivitäten, wodurch unterschiedliche Methoden entstehen und mit dieser Komplexität Zeitverluste auftreten.
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Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen
Effektive Einkaufsorganisationen arbeiten eng mit Abteilungen wie Logistik, Marketing und Vertrieb zusammen, um Unternehmensziele zu erreichen. Diese Zusammenarbeit sorgt für abgestimmte Planungen, die auf die Gesamtstrategie des Unternehmens ausgerichtet sind.
Die Logistik spielt eine wichtige Rolle bei der Festlegung von Lieferzeiten und Lagerkapazitäten. Insbesondere bei Neulistungen. Eine enge Abstimmung mit dem Marketing hilft, Produkte in ausreichender Menge für geplante Werbekampagnen bereitzustellen. Der Vertrieb liefert wertvolle Marktrückmeldungen, die in die Einkaufsplanung einfließen sollten. Umgekehrt sollte der Einkauf den Vertrieb u.a. bei größeren Anpassungen im Sortiment als auch deren Platzierung in den Filialen im Vorfeld mit einbeziehen.
Praxisbeispiele:
a) Der Einkauf plant Sonderaktionen ohne Absprache mit der Logistik, wodurch Lieferengpässe entstehen.
b) Die Marketingabteilung informiert den Einkauf zu spät über Werbekampagnen, was zu fehlenden Artikeln führt.
Fazit
Eine erfolgreiche Einkaufsorganisation im Handel basiert auf klar definierten Prozessen, datenbasierter Entscheidungsfindung und enger Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen. Die Praxisbeispiele verdeutlichen, welche Fehler vermieden werden sollten, um Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Wer diese Aspekte berücksichtigt, schafft die Voraussetzungen für nachhaltigen Erfolg.