Einkaufsorganisationen und New Work
Wie agil seid ihr schon?
Autor: Oliver Merckens
Was bedeutet New Work?
Im folgenden Essay versuche ich, Dir einen Überblick zum Thema New Work und Agilität sowie mögliche Implikationen für Einkaufsorganisationen zu geben.
Wer als Führungskraft noch denkt, New Work = Laptop + Großraumbüro + Kicker + freie Getränke & Snacks + Remote-Work, hat sich mit dieser Thematik noch nicht wirklich auseinandergesetzt. So viel vorab: es ist eindeutig mehr und kann – richtig eingesetzt – einer Organisation zu erhöhter Durchschlagskraft und Wettbewerbsfähigkeit verhelfen.
New Work und Agilität als Antwort auf eine veränderte Arbeitswelt
In den vergangenen Monaten, war für viele Mitarbeiter lediglich die Arbeit im Homeoffice möglich. Plötzlich war New Work in aller Munde. So „new“ ist der Begriff nicht, denn er wurde bereits in den 1980er Jahren durch Frithjof Bergmann ins Leben gerufen.
New Work und agiles Arbeiten gelten schon seit Jahren als Heilbringer für Unternehmen, die sich in der VUCA-Welt befinden. VUCA (Volatility Uncertainty Complexity Ambiguity) beschreibt eine Arbeitswelt mit vielfältigen Herausforderungen, in der nichts mehr ist (bzw. „reagiert“), wie es mal war. Wer in einem solchen Umfeld noch versucht, seine Mitarbeiter per Anweisung zu steuern und zu kontrollieren, wird zwangsläufig scheitern. In der neuen Arbeitswelt – also bei New Work – kommt es eher auf Kreativität, Innovation und soziale Interaktion an.
Der Schlüsselbegriff ist Selbstorganisation. New Work-Companies setzen Vertrauen in ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie glauben an den Gestaltungswillen und die Leistungsfähigkeit ihrer Leute. Sie überlassen ihnen deshalb mehr Aufgaben, mehr Entscheidungen und damit auch mehr Spielräume, um Lösungen für die Herausforderungen der heutigen Zeit zu entwickeln.
Was macht eine agile Organisation aus?
Agile Organisationen haben eine eigene DNA. Ihr Erfolg lässt sich nur schwer auf einzelne Maßnahmen oder Methoden zurückführen. Vielmehr basiert er auf mehreren Säulen:
- Sinngebung (Reason Why?)
- Kundenzentrierung
- Führung agil (und somit neu) gedacht
- Agile Methoden (Scrum, The wheel of agile change, KanBan)
- Kontinuierliche Verbesserung (Inspect and Adapt)
- Kultur und Mindset
Key ist hier sicherlich eine offene und auf Vertrauen basierende Führungs- und Kommunikationskultur und das hierfür notwendige Mindset im gesamten Unternehmen. Spätestens hier wird deutlich, dass New Work und agiles Arbeiten eben mehr ist als Laptop, Großraumbüro, Kicker & Co.
Das Miteinander macht den Unterschied
Was bedeutet agiles Arbeiten?
Im Kern des agilen Arbeitens stehen 4 Punkte in einem wiederkehrenden Kreislauf
- Collaborate (Zusammenarbeiten)
- Deliver (Ausliefern)
- Reflect (Reflektieren)
- Improve (Verbessern)
Was bedeutet dies konkret für die Vorgehensweise der Teams?
- Kleinschrittige Vorgehensweise: Der Fokus liegt hier auf frühem Kundennutzen
- Inspect & Adapt: Prüfung der kleinen Schritte und ihrer Ergebnisse durch regelmäßiges Einholen des Kundenfeedbacks
- Geringe Distanz zwischen Problem (bzw. Aufgabenstellung) und Problemlöser: Kontinuierliche Einbindung des Kunden in den Entwicklungsprozess
- Fokus auf Lernen: Die Geisteshaltung ist, immer besser werden zu wollen
Der letzte Punkt zielt auf die hohe Motivation der Teams ab. Wir sprechen hier primär von der intrinsischen Motivation der Mitarbeiter, die den wesentlichen Unterschied ausmacht. Im Vordergrund steht die Sinnerfüllung, der Wunsch besser zu werden und die Selbstbestimmung. Nach Daniel Pink sind dies die 3 Eckpfeiler intrinsischer Motivation: Purpose, Mastery, Autonomy.
Eine agile Organisation muss hierfür den entsprechenden Rahmen zur Verfügung stellen bzw. die notwendige Kultur umsetzen und leben.
Vorteile des agilen Arbeitens
- Geringere time-to-market Phase (schnellere Umsatzrealisierung)
- Höhere und kundengerechte Qualität (Steigerung der Kundenzufriedenheit)
- Steigerung der Effizienz durch autonome und crossfunktionale Teams (weniger „overhead“ notwendig)
New Work hat seinen Ursprung in IT-Unternehmen. Aber auch für Handelsorganisationen sind diese Ansätze relevant. Denn auch hier steht die Zeit nicht still und die Anforderungen an Organisationen (bspw. Wettbewerb, Kundenbedürfnisse, Mitarbeiterbindung und-gewinnung, Regulierungen etc.) werden zunehmend komplexer. Mit herkömmlichen Managementansätzen (Vorgaben, geringe Entscheidungsfreiheit, hierarchische Führung und permanente Kontrolle) wird eine Handelsorganisation auf Dauer den Herausforderungen nicht zielführend und somit wettbewerbsfähig begegnen können.
Einkaufsorganisationen und New Work
Wer sich die Einkaufsorganisation eines Händlers vor Augen führt, denkt vermutlich primär an Konditionen, Margen und langanhaltende Lieferantenverhandlungen. Die Themen Kunden bzw. die Zusammenarbeit mit den Lieferanten stehen häufig nicht an erster Stelle. Somit laufen zahlreiche Einkaufsorganisationen noch ganz im Rahmen von „old work“.
Ist dies aus heutiger Sicht noch zielführend? Werden hier nicht Potentiale liegen gelassen? Aus meiner Sicht ist es an der Zeit, die Dinge anders zu machen und disruptiv vorzugehen.
Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist eine motivierte Einkaufsmannschaft. Das Thema Motivation (wie bereits oben beschrieben) erhält zunehmend einen anderen Stellenwert und wird insbesondere von der jüngeren Generation ganz anders gesehen. Hier steht neben dem vernetzten und selbstbestimmten Arbeiten auch die Sinnerfüllung im Vordergrund.
Kultureller Wandel = Veränderung
Für viele Einkaufsorganisationen bedeutet eine agile Arbeitsweise sicherlich einen großen kulturellen Wandel. Die Mitarbeiter müssen mehr einbezogen werden und sollen eigene Lösungen entwickeln dürfen. Mitarbeiter können etwas ohne Vorgaben ausprobieren, was nicht dem Standard entspricht. Vertrauen heißt die Devise.
Einkaufsentscheidungen sollten zudem nicht nur von Konditionen getrieben werden, sondern vermehrt die tatsächlichen Bedürfnisse der Kunden widerspiegeln. Während das eine den kurzfristigen Profit pusht, ermöglicht das andere die Attraktivität des Angebot. Kundenzufriedenheit und Loyalität werden gesteigert. Lass doch deine Mitarbeiter einfach mal ausprobieren. Try & Error.
Fazit: Ich hoffe, ich konnte Dir jetzt zeigen, dass die Vorteile agiler Organisationen und New Work mehr als ein buzzword sind.
Fairerweise muss ich sagen, dass die Umwandlung einer (Teil-) Organisation von old auf new i.d.R. mit einem längeren Changeprozess einhergeht. Dieser sollte extern begleitet werden. Wie bei jedem Change, musst Du Dir der möglichen Konsequenzen der Veränderungen im Vorfeld bewusst sein. Nicht jeder – egal ob Mitarbeiter oder Führungskraft- wird ein Fan sein. Die Unternehmensführung muss die Veränderung nicht nur wollen, sondern allen Mitarbeitern auch tagtäglich vorleben. Lass dich mit Kopf und Herz darauf ein.
